Infos und Tipps zu Wartungsverträgen in Hotellerie und Gastronomie.

In jedem Hotel– und Gastronomiebetrieb gibt es eine Menge technischer Produkte und Anlagen welche regelmäßig gewartet und überprüft werden müssen. Sei es, um eine möglichst lange und störungsfreie Nutzung der Anlagen und Produkte sicherzustellen oder weil gesetzliche Vorschriften dies fordern.

Diese Leistungen werden in Form von Wartungsverträgen mit den Firmen vereinbart. Mangels Information und Vergleichsmöglichkeit können die darin enthaltenen Bedingungen und Preise aber schnell zur Kostenfalle werden. Bereits bei einer monatlichen Differenz von Euro 50,- werden in 5 Jahren (ohne Indexanpassung und Zinsen) bereits Zusatzkosten von € 3000,- welche dem Unternehmer verloren gehen.

Große Preis- und Leistungsunterschiede

Längst sind diese Folgekosten auch zu einem einträglichen Geschäft für die jeweiligen Anbieter geworden. Wenn man bedenkt, dass es viele Bereiche gibt, wo die Anbieter im Wartungs- und Servicebereich mehr Umsatz und Gewinn machen als im Neuanlagen Geschäft, darf man sich nicht wundern, wenn große Preis- und Leistungsunterschiede vorhanden sind. Fahrtkosten, Ersatzteile und Arbeitskosten (Stundensätze von € 60,- bis € 200,- pro Stunde) führen zu erheblichen Kostenaufwand für den Betrieb und entsprechenden Erträgen bei den Anbietern. Natürlich sind diese Leistungen für den Anbieter mit Kosten verbunden und werden entsprechen kalkuliert. Manchen Aufwendungen und Preise sollten aber durchwegs kritisch hinterfragt werden.

Preis ist nicht gleich Qualität

Neben den reinen Kosten für die Wartung und Überprüfung ist auch die darin enthaltene Leistung entscheidend. Dort ist eigentlich der größte Unsicherheitsfaktor enthalten. Der Preis alleine ist leider kein sicheres Mittel zur Beurteilung der jeweiligen Verträge der Anbieter. Ein zu billiger Preis kann dazu führen, dass die Leistung nicht ordnungsgemäß erbracht wird und die Sicherheit oder Wartung zum Nachteil für den Betrieb Mängel aufweist. Dies hat zur Folge, dass sich entweder die Lebensdauer der Anlage sich stark verkürzt oder durch Reparaturen und Ersatzteile sich die Folgekosten erheblich erhöhen. Ein zu hoher Preis garantiert leider nicht automatisch eine bessere Leistung sondern erhöht nur den Gewinn des Anbieters auf Kosten des Betriebes.

Handelt es sich um eine gesetzliche Überprüfungen gibt es meist vorgegebene Kostensätze. Die Prüfung ist Pflicht und eine Nichteinhaltung kann zur Einstellung der Betriebsgenehmigung oder im schlimmsten Fall zu Haftungsansprüchen bei Gästen und Ausstieg von Schadensleistungen seitens der Versicherungen führen. Dies sind wesentlich höhere Kosten als die Einhaltung und Durchführung von geforderten Prüfung- und Wartungsvorgaben. Liegt dem Unternehmen eine Bestätigung für die Prüfung und Wartung vor, wird dies bei eventuellen Schäden sicherlich genügen, egal ob der „Prüfer“ seine Arbeit sehr gewissenhaft oder auf Grund von Zeit- und Kostendruck nur oberflächlich durchgeführt hat. Anders ist dies bei der Wartung für die Werterhaltung der Anlage. Wird diese schlampig durchgeführt geht dies neben der Sicherheit auch zu Lasten der Lebensdauer und Qualität der Anlage. Höhere Reparaturkosten durch mehrere Störungsbehebungen und teure Ersatzteile schlagen sich zu Buche. Diese Mehrkosten trägt immer der Betrieb.

Unser Tipp:

1. Klären Sie welche Leistungen sind im Vertrag inkludiert? (Welche nicht?)
2. Beachten Sie die Laufzeit des Vertrages und die Kündigungsmodalitäten
3. Welche Zahlungsbedingungen gelten?
4. Lesen Sie die Bedingungen des Vertrages genau durch
5. Fixieren Sie Vereinbarung generell schriftlich
6. Führen Sie Aufzeichnungen über gesamte Kostenentwicklung der jeweiligen Anlage oder verlangen Sie dies vom Anbieter. (Wartung plus Folgekosten für Reparaturen und Störungsbehebungen.)
7. Prüfen und verhandeln Sie bestehende Wartungsverträge in regelmäßigen Abständen.

Service von hoeb

hoeb hat in den letzten Jahren über 600 Wartungsverträge von Aufzugsanlagen überprüft und bei rund 40 % war Handlungsbedarf in Form von Anpassungen und Nachverhandlungen. Ähnlich verhält es sich bei Wartungsvereinbarungen von Brandmeldeanlagen und Automatiktüren. In einem der letzten Kundenverhandlungen wurden die Kosten beim Wartungsvertrag der Brandmeldeanlage von jährlich rund Euro 8000,- auf ca € 4000,- vereinbart und damit halbiert.

Als spezielles Service bieten wir Ihnen einen kostenlosen Check Ihrer bestehenden Wartungsverträge Wenn Sie dieses Service nutzen möchten, benötigen wir folgende Unterlagen:

• eine Kopie des bestehenden Vertrages,
• die Daten der Anlage (wenn nicht im Vertrag genau angeführt)
• sowie eine Kopie der letzten Abrechnung.

Sie erhalten dann von uns Bescheid, wie Sie mit Ihren Bedingungen im Vergleich am Markt liegen. Bei Handlungsbedarf können Sie uns auch mit Nachverhandlungen beauftragen. Dann wird ein erfolgsabhängiges Honorar vereinbart, welches ein Teil einer eventuell nachweislichen Ersparnis beträgt Sie haben damit keinerlei Kostenrisiko und trotzdem die Möglichkeit Kosten zu sparen.

Für weitere Infos und Rückfragen nehmen Sie bitte mit uns Kontakt auf.